Amorcer sa migration digitale et promouvoir la vidéo comme l’atout principal de performance : les bienfaits du déménagement de bureaux

La vidéo : acteur banalisé du quotidien, outil adopté en entreprise

À l’ère du digital, la vidéo s’est révélée comme la plaque tournante de nos communications quotidiennes. De plus en plus d’applications grand public nous permettent de communiquer virtuellement par caméras interposées  (FaceTime, WhatsApp, Messenger, Slack, SnapChat…).

Ce nouveau mode de communication, s’il est déjà bien implanté dans nos vies quotidiennes, tend également à se démocratiser dans nombre d’entreprises. En effet, la vidéo permet aux collaborateurs de se réunir des quatre coins du globe en un clin d’œil. Pour les entreprises et leurs collaborateurs, c’est un gain de temps considérable. De plus, mémoriser un certain nombre d’informations s’avère plus aisé via l’outil vidéo qu’à travers des présentations classiques. Dernier avantage notable de la vidéo en entreprise : lors d’une conférence vidéo, les collaborateurs peuvent s’adapter aux réactions visibles de chacun. De plus, il est plus difficile de se concentrer sur une tâche annexe pendant une visioconférence. Cela renforce donc la concentration des participants et leur productivité.

Cependant, si la vidéo tend à prendre une place de plus en plus importante au sein de nos entreprises, son adoption n’est pas automatique, et peut même rencontrer quelques réticences. Parmi les encombrements éphémères du passage à la vidéo, on peut noter le changement quasi-total de la manière de travailler. En effet, les réunions ne se font plus nécessairement dans des bureaux mais peuvent être totalement dématérialisées.

De ce fait, l’enjeu majeur de ce changement d’usage pour une entreprise est de pouvoir conduire les tâches déjà en place, en les faisant interagir les unes avec les autres, sur n’importe quelle plateforme et/ou solution de collaboration vidéo.

De nos jours, de nombreuses solutions collaboratives se sont développés et répondent parfaitement à ce besoin d’interopérabilité souhaité par les entreprises utilisatrices. Aujourd’hui, la plupart des ordinateurs embarque une caméra frontale ainsi qu’un micro. Ainsi, il est possible de se réunir à plusieurs en visioconférence directement de son poste de travail, mobile ou encore tablette.

Dernières montagnes à gravir : idéaliser le live ou (streaming) et le recording pendant les réunions, et faciliter au maximum l’utilisation de la vidéo. Pour que ce nouvel outil soit totalement accepté par tous, il faut qu’il soit simple d’accès et facile à utiliser (qui veut perdre du temps avec une solution compliquée) . Les collaborateurs doivent pouvoir retrouver l’intuitivité de la vidéo qu’ils en ont dans leur vie quotidienne.

Pour que cette migration se fasse sereinement, il est nécessaire de prendre les bons virages quand ils se présentent.

Le changement de ses espaces de travail, une opportunité à saisir pour une migration réussie

Déménager est l’occasion idéale pour provoquer le changement des usages et des technos dans ses nouveaux bureaux, et faire de ceux-ci une véritable Digital Workplace. Ce nouvel espace est une décision stratégique, c’est pourquoi ce changement doit être pensé et accompagné.

De nos jours, plus un seul collaborateur n’effectue qu’une seule et unique tâche dans la journée. De ce fait, l’espace de travail du collaborateur doit pouvoir être modulé en fonction de ses besoins. Le déménagement est donc le moment propice pour amorcer cette (r)évolution. De plus, le développement et l’utilisation croissante des nouveaux outils de collaborations allouent à l’entreprise de pouvoir changer ses pratiques et adopter de nouvelles manières de travailler : plus connectées et collaboratives !

L’adoption des nouveaux usages par l’ensemble des collaborateurs

• Pour bien réussir l’adoption des nouvelles solutions, il faut commencer par penser à l’utilisateur et à son besoin. Ainsi, un chef de projet, dont la mission sera de chapeauter ce changement, sera désigné. Il aura à charge de réunir les responsables de l’entreprise les plus hauts placés.
• Dans un deuxième temps, des salariés seront sollicités pour faire part du projet de changement au sein de l’entreprise. Bien-sûr, ces salariés doivent avoir un intérêt certain pour le digital et les nouvelles technologies. Cependant, des collaborateurs moins callés sur ces sujets devront être également mis dans la boucle. Ce sont eux qui émettront des critiques (constructives) et pointeront du doigt certaines défaillances dans le projet. Ainsi, cela permettra à l’entreprise d’anticiper les mauvaises pratiques ou défaillances.

Il est également important de passer par l’étape Benchmark, afin d’analyser ce qui fonctionne ou pas chez les entreprises concurrentes. Cette étape permet à votre entreprise de ne pas répéter les mêmes erreurs.

Ensuite, une phase d’organisation puis d’étude sera nécessaire, pour apprécier ce qui est déjà utilisé dans l’entreprise et devancer ce qui sera utilisé à l’avenir, une fois le déménagement entériné.

Afin de réussir au mieux ce projet de déménagement, il est important que la direction de votre entreprise soulève les questions des espaces de travail (fermés ou ouverts) et de détentes (oui ou non). Ces questions sont primordiales, car elles influeront l’agencement de vos nouveaux locaux.

Un déménagement de bureaux doit être mûrement réfléchi. Durant une première période, les collaborateurs manqueront de repères, et il sera alors important de les accompagner pour qu’ils se familiarisent avec leurs nouveaux outils. C’est pour cette raison qu’une communication précédant le déménagement est nécessaire.

Lorsque les collaborateurs auront pris possession de leurs bureaux, il faudra engager des formations, afin de les aider à appréhender leur nouvel environnement de travail et leurs nouveaux usages de collaborations. Des spécialistes devront pouvoir répondre à leurs questions et les accompagner dans cette transition.

Il est important de noter qu’un changement de bureaux ou une transformation de l’espace de travail ne doivent pas être pris à la légère. Cette évolution doit être conduite en amont, et demande donc une bonne capacité d’organisation et d’adaptation. Si ce changement est réussi, vos collaborateurs seront plus productifs, et c’est toute l’entreprise qui en bénéficiera.

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